Van chaos naar overzicht: een voorbeeld uit de praktijk

Dit is een illustratief, samengesteld voorbeeld, gebaseerd op veelvoorkomende patronen bij technische mkb-bedrijven — geen specifieke klantcase.

Een installatiebedrijf met ruim twintig medewerkers merkte dat het aantal aanvragen via de website terugliep, terwijl de vraag in de markt juist toenam. Niemand in het bedrijf kon precies aanwijzen waar het aan lag: de website werkte, de systemen draaiden, en toch klopte er iets niet.

Tijdens de kennismaking bleek dat het bedrijf de afgelopen jaren snel was gegroeid, zonder dat de digitale organisatie was meegegroeid. Er waren inmiddels vier verschillende systemen in gebruik, deels met overlappende functies, en niemand had daar nog volledig overzicht over.

De Digitale Inspectie™ bracht dit gedetailleerd in kaart: de website presteerde technisch prima, maar miste actuele content over nieuwe diensten. Daarnaast bleek een aanzienlijk deel van binnenkomende aanvragen te blijven liggen door een onduidelijke interne verdeling tussen twee systemen.

Niet de website was het grootste probleem, maar wat er ná een aanvraag gebeurde.

Uit de Diagnose bleek dat de grootste impact niet bij de website zelf lag, maar bij de interne verwerking van aanvragen. Dat knelpunt kreeg voorrang boven een geplande websiteherziening, omdat het rechtstreeks van invloed was op gemiste omzet.

De Werkorder™ omvatte twee onderdelen: een technische koppeling tussen de twee systemen, uitgevoerd door een gespecialiseerde partner onder regie van Peilvast, en een gerichte contentherziening van de website, uitgevoerd door Peilvast zelf. Beide onderdelen liepen gelijktijdig, met één vast aanspreekpunt voor de ondernemer gedurende het hele traject.

Binnen enkele maanden verbeterde de verwerking van aanvragen merkbaar: minder aanvragen bleven onopgemerkt liggen, en de bijgewerkte content zorgde voor een toename in relevante vindbaarheid. Bij de Controle-fase werd dit bevestigd met concrete cijfers, niet alleen met een gevoel van verbetering.

Het bedrijf koos ervoor om de Onderhoud-fase voort te zetten, met een jaarlijkse evaluatie om te toetsen of de digitale organisatie nog aansluit bij de groei van het bedrijf.